Kooperation: Arbeitskreise zur Digitalen Langzeitarchivierung in Hessen

Arbeitskreis “Digitale Archivierung”

Im Institut für Stadtgeschichte Frankfurt traf sich gestern zum 12. Mal der Arbeitskreis Digitale Archivierung der hessischen Kommunalarchive, an dem auch wir beteiligt sind. Mit den KollegInnen wurden wichtige grundlegende Anliegen der Digitalen Langzeitarchivierung besprochen. Dazu gehören unter anderem die Entwicklung einer Anwendung zur Sicherung von Meldedaten aus den Einwohnermelderegistern und die Zusammenarbeit für eine Verbundlösung zur Archivierung elektronischer Unterlagen.

Präsentation des Werkstattberichtes zur Langzeitarchivierung von Daten aus Geoinformationssystemen durch das Institut für Stadtgeschichte Frankfurt, 28.02.2018, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

Aus dem Institut für Stadtgeschichte wurde außerdem ein Werkstattbericht über ein Projekt zur Sicherung von Daten aus Geoinformationssystemen präsentiert. Die Kolleginnen entwickeln derzeit ein Bewertungsmodell und Abgabevereinbarungen, um die Überlieferung dieser wichtigen Informationen zu sichern. Denn die digitalen Anwendungen haben längst die analogen Verfahren abgelöst und entsprechen in ihrer stadthistorischen Relevanz den alten Stadtkarten und -plänen, die in analoger Form in den Kommunalarchiven aufbewahrt werden. In dieser Form sind Übernahmen nicht mehr möglich, so dass die digitalen “Karten” entsprechend angeboten, bewertet und übernommen werden müssen.

Die Treffen sind eine schöne Gelegenheit, sich über aktuell laufende Projekte und Lösungsmöglichkeiten auszutauschen. Neben Vorträgen zum Zweck der Fortbildung gibt es immer Raum für gegenseitigen Austausch und gemeinsame strategische Überlegungen. Dabei bietet sich die Möglichkeit, auch über Landesgrenzen hinweg zusammen zu arbeiten, denn auch aus dem Stadtarchiv Aschaffenburg ist eine Kollegin im Arbeitskreis aktiv. Wer im Arbeitskreis Digitale Archivierung mitarbeiten und an den mehrmals im Jahr stattfindenden Sitzungen teilnehmen möchte, wendet sich bitte an Dr. Alexandra Lutz (Institut für Stadtgeschichte Frankfurt) oder Maxi Jennifer Braun (Stadtarchiv Weiterstadt).

Unterarbeitskreis “Archivierung” bei den kommunalen Spitzenverbänden in Hessen

Neben dem Arbeitskreis Digitale Archivierung sendet das Stadtarchiv Darmstadt eine Vertreterin in den Unterarbeitskreis “Archivierung” des gemeinsamen Arbeitskreises IT und E-Government des Hessischen Städtetags, des Hessischen Städte- und Gemeindebundes und des Hessischen Landkreistags. Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT-Abteilung des Amtes für Interne Dienste nimmt sie an den Treffen des Unterarbeitskreises teil, um sich mit anderen Kommunalarchivarinnen und -archivaren aus dem oben genannten Arbeitskreis “Digitale Archivierung”, mit Mitarbeitende anderer städtischer IT-Abteilungen und aus dem Hessischen Landesarchiv und der ekom21 zu anstehenden Herausforderungen der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen auszutauschen und Handlungsempfehlungen abzugeben. Zuletzt wurde für den Arbeitskreis IT und E-Government ein Rundschreiben an die Magistrate der Mitgliedstädte der Spitzenverbände erstellt, in dem auf die Anbietungspflicht auch für elektronische Unterlagen hingewiesen wurde:

Elektronische Unterlagen, die in kommunalen Verwaltungsstellen entstehen und zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind gem. § 8 Abs. 1 S. 1 HArchivG unverzüglich auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Archivierung anzubieten. Die archivgesetzliche Definition des Begriffs “Unterlagen” (§2 Abs. 2. S. 1 HArchivG) umfasst alle “digitale(n) Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherform”. […] Nach § 8 Abs. 2 HArchivG gilt die Anbietungspflicht auch für Unterlagen, die besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder des Datenschutzes unterworfen sind oder die aufgrund besonderer Vorschriften hätten gelöscht oder vernichtet werden müssen.