Bestandserhalt in kleinen Archiven – Herbsttagung des VhK in Buseck

Der Verband der hesssischen Kommunalarchivarinnen und Kommunalarchivare (VhK) veranstaltet jedes Jahr zwei Tagungen, auf denen sich die Verbandsmitglieder treffen und austauschen können. An der Frühjahrstagung zum Thema Dienstbibliotheken haben wir teilgenommen und bereits hier berichtet. Am 17. Oktober 2018 fand die diesjährige Herbsttagung im altweibersommerlichen Buseck statt. Eine Übersicht über die Tagungen der letzten Jahre und deren Themen findet sich auf der Seite des VhK.

Auf der Tagungsordnung der aktuellen Herbsttagung stand ein Vortrag von Frau Barbara Trosse von der Archivberatung Hessen zum Thema „Fristen bei der Aufbewahrung und Bewertung von Unterlagen“. Nach der anschließenden Diskussion stand die “Aktuelle Viertelstunde” an. Anschließend wurde ein gemeinsames Mittagessen und eine Führung durch den Schlosspark Großen-Buseck und das Archiv der Gemeinde Buseck angeboten.

Impulsvortrag: Bestandserhalt statt Aufbewahrungsfristen

Nach einer Begrüßung durch den Bürgermeister der Stadt Buseck, Dirk Haas, den Vorsitzenden des VhK, Dr. Christoph Waldecker, und der Leiterin des Gemeindearchivs der Gemeinde Buseck, Ilse Reinholz-Hein, begann die Veranstaltung mit einer Änderung der Tagesordnung. Der Vortrag von Frau Trosse musste leider entfallen. Allerdings hatte sich Ricarda Holly vom Restaurierungsatelier Holly kurzfristig dazu bereit erklärt, vor den Verbandsmitgliedern zu referieren und Fragen zum Thema Bestandserhalt in Archiven zu beantworten. Der Beitrag drehte sich um die in Archiven vor allem an Papier auftretenden Schäden. Frau Holly erläuterte verschiedene Möglichkeiten, bereits präventiv Schutzmaßnahmen zu ergreifen und problematische Lagerungs- und Bearbeitungsbedingungen, die in manchen Archiven vorliegen können. Dazu gehören beispielsweise zu eng eingerollt gelagerte Karten, die durch diese Bedingungen mit der Zeit Brüche und damit Informationsverluste erleiden können. Auch die falsche Lagerung von Architekturplänen und Blaupausen kann nicht nur zu einer Schädigung der Pläne selbst, sondern durch die im Material enthaltenen Chemikalien, die im Laufe der Zeit ausdünsten, auch zur Schädigung von anderen Archivalien führen. Frau Holly wies auf die Bedeutung einer Zusammenarbeit der Archive mit Restauratorinnen und Restauratoren hin und auf die vielfältigen Lösungsmöglichkeiten, die gemeinsam ermittelt werden können. Außerdem empfahl sie das umfangreiche Werk “Bestandserhaltung. Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken” von Maria Kobold und Jana Moczarski hin, das viele praktischer Handlungsmöglichkeiten aufführt und kostenlos als PDF auf der Seite der Archivberatung Hessen heruntergeladen werden kann.

In der anschließenden Diskussion wurde zum einen auf die Möglichkeiten der Behandlung von Wasserschäden, aber auch auf die erwähnten Architekturpläne eingegangen. Es ist für Nicht-Restaurator*innen schwer, die betroffenen Architekturpläne von unbedenklichen zu unterscheiden. Blaupausen sind allerdings immer durch geeignetes Verpackungsmaterial getrennt von anderen Archivalien zu lagern. Auch die Frage der Finanzierung stand im Raum, die für viele der kleinen Archive eine große Rolle spielt. Es wurde zwar auf verschiedene Fördertöpfe des Bundes, des Landes Hessen (Koordinierungsstelle Bestandserhaltung Hessen)
und der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturgutes (KEK) hingewiesen, doch häufig bleiben dennoch aufgrund der eingeschränkten finanziellen Mittel insbesondere präventive Maßnahmen zum Bestandserhalt auf der Strecke.

Aktuelle Viertelstunde: Archivierung von Meldedaten

Im Anschluss an diese Diskussion wies die Leiterin des Stadtarchivs Weiterstadt, Maxi Jennifer Braun, auf die bestehende Notwendigkeit für Archive hin, Meldedaten aus den Einwohnermeldeämtern zu sichern. Auf Grundlage des Hessischen Meldegesetzes werden verschiedene Daten, darunter Angaben über die Eltern-Kind-Beziehungen, nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht. Da diese Daten jedoch archivwürdig sind, müssen sie von den zuständigen Archiven zwischengespeichert werden und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen des Stammdatensatzes mit diesem zusammengeführt werden. Ohne diese Zusammenführung verbleibt der Stammdatensatz ohne Aussagekraft und rechtsrelevante Auskünfte, sowie die Beantwortung eines Großteils der Fragestellungen familiengeschichtlicher Forschung, sind nicht mehr möglich. Die ekom21 entwickelt derzeit eine Anwendung, die eine rechtskonforme Speicherung und Nutzbarmachung der Daten ermöglicht. Durch die Kommunalarchive können bereits Angebote eingeholt werden, um die Anwendung in den nächsten Haushalt einzuplanen. In der folgenden Diskussion wurde auch gefragt, wie den Trägerverwaltungen die Anschaffungskosten für derartige Programme vermittelt werden könnten. Frau Braun verwies auf die Anbietungspflicht der Meldeämter und die Notwendigkeit, die Daten aus den Produktivsystemen zu entfernen. Die Anschaffung geeigneter Programme stellt die einzige Lösung dar, um eine rechtskonforme Übergabe an die Kommunalarchive durchzuführen, in den Datensätzen zu recherchieren und die Stammdatensätze später vollständig aufzubewahren. Es wurde aus dem Plenum auch der Hinweis gegeben, frühzeitig die Kolleginnen und Kollegen in den Einwohnermeldeämtern über dieses Problem zu informieren und gemeinsam umzusetzen. Für weitere Informationen zur Sicherung digitaler Einwohnermeldedaten können sich interessierte Kolleg*innen an Frau Braun oder Dr. Alexandra Lutz im Institut für Stadtgeschichte Frankfurt wenden.

Nachmittagsprogramm: Schlosspark und Gemeindearchiv

Nach einem reichhaltigen Mittagessen führte Frau Reinholz-Hein vom Gemeindearchiv Buseck durch den Schlosspark. Das Angebot dieses spannenden Informationen unterfütterten Verdauungsspaziergangs nahmen viele Verbandsmitglieder dankend an. Neben einem Überblick über die in adeligen Familien, die Buseck im Laufe der Jahrhunderte ihren Stempel aufdrückten, gab Frau Noppes auch einen Abriss der abwechslungsreichen Entwicklung des Schlosses Großen-Buseck. Zwei Mal hatte man versucht, das Gebäude abzureißen. Während der erste Vorstoß der Gemeinde von Landgraf Ludwig IX. von Hessen-Darmstadt verhindert werden konnte, wurde beim zweiten Versuch der Denkmalschutz aktiv. Seit 1981 ist das Schloss nun Sitz der Gemeindeverwaltung.

Im Anschluss an die Führung durch den Schlosspark gab es noch Gelegenheit, das Gemeindearchiv zu besuchen und sich über die voranschreitenden Erschließungsarbeiten zu informieren. Dabei gab es auch Gelegenheit, sich u.a. über die Vor- und Nachteile verschiedener Archivinformationssysteme auszutauschen.
Frau Reinholz-Hein gab im Rahmen der Tagung auch bekannt, dass in Kürze Elke Noppes die Leitung des Archivs von ihr übernehmen wird. Sie kann per Mail, Post und Telefon für verschiedene Fragestellungen rund um das Archivgut der Gemeinde Buseck kontaktiert werden. Eine Übersicht über die vorhandenen Bestände und die Kontaktmöglichkeiten bietet auch der vom Kreisarchiv Gießen herausgegebene Flyer “Kommunalarchive im Landkreis Gießen“.

Wir bedanken uns für die gelungene Veranstaltung, die zwar nicht das erwartete Thema, aber einen ebenso informativen Vortrag in einem anderen wichtigen Bereich der archivischen Arbeit und wieder viel Gelegenheit für den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen bot. 
Vielen Dank daher an den Vorstand des VhK und vor allem an die Kolleginnen im Gemeindearchiv Buseck für die Organisation der Herbsttagung und die Einblicke in die Geschichte von Großen- und Alten-Buseck.

Ort und Termin für die nächste Frühjahrstagung stehen bereits fest. Der VhK trifft sich am 14.03.2019 in Bad Soden-Salmünster.

Einen Überblick über die Veranstaltung gibt es auch auf der Seite des Verbandes hinter dem Stichpunkt “Bestandserhaltung – Schadensbilder und Prävention“.