Wir sind in Feierlaune: 1 Jahr Arcinsys im Stadtarchiv

Im August 2017 hat sich das Stadtarchiv Darmstadt Arcinsys angeschlossen und seither hat sich in unseren Beständen einiges getan. Vor allen Dingen ist das Archivgut der Wissenschaftsstadt Darmstadt sichtbarer geworden: Rund 15.000 Verzeichnungseinheiten können derzeit von interessierten Bürgerinnen und Bürgern bequem von daheim aus online recherchiert werden.

Neue Anwendung, neue Struktur

Im Rahmen der Einführung wurden auch neue Bestandssignaturen vergeben und eine neue Tektonik erarbeitet. Die bisher existierenden sprechenden Signaturen, die auch den Bestandstitel enthielten, wurden durch eindeutige numerische Bestandssignaturen ersetzt. So wurden beispielsweise aus aus den Beständen ST24 Kulturamt und ST24 Stadtbibliothek die Bestände StadtA DA 400 und StadtA DA 404. Die Bestandsbezeichnungen “Kulturamt” und “Stadtbibliothek” sind in Arcinsys vermerkt und und auch die alte Bestandssignatur ist in den Informationen zu den Beständen aufgeführt. So können auch Nutzerinnen und Nutzer, die bereits in unseren Beständen recherchiert haben, ihre zuvor notierten Signaturen auffinden. Die Änderung der Signaturen war notwendig, um Archivgut eindeutig zu identifizieren und damit auch die Recherche vereinfacht anbieten zu können. Die veränderte Tektonik ermöglicht es uns darüber hinaus, auch veränderte Zuständigkeiten der städtischen Ämter und Dienststellen klarer abzubilden. Durch die klare Struktur wird zusätzlich die Online-Recherche von Nutzerinnen und Nutzernerleichtert.

Die Erschließungsinformationen zu unserem Archivgut liegen in unterschiedlicher Qualität vor, was vor allem an den unterschiedlichen Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Einführung von Arcinsys liegt.

Arbeit mit vorhandene Daten

Erschließung außerhalb von Datenbanken

Bestand StadtA DA 12/14 Schulwesen im Magazin des Stadtarchivs Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

In einigen Fällen wurden Informationen zu den in den Beständen vorhandenen Archivalien seit geraumer Zeit in Word- oder Excel-Dateien erschlossen. Diese mussten aufbereitet, strukturiert und in ein importierbares Format umgewandelt werden. Eine solche Problematik trat vor allem bei den vielen Nachlässen des Stadtarchivs auf. Diese Bestände unterscheiden sich teilweise sehr stark in ihrem Umfang und auch in der Qualität ihrer Erschließung. Bisher sind noch nicht alle so erschlossenen Bestände in Arcinsys übernommen, da der Bearbeitungsaufwand teilweise sehr hoch ist. Aber es fehlen nicht mehr viele.
Bestände, die in diese Kategorie fallen, sind beispielsweise StadtA DA Best. 11 Urkunden und StadtA DA Best. 12/13 Ständiger Rat zur Pflege der Kunst in Hessen. Darüber hinaus existiert beispielsweise eine sehr umfangreiche handschriftliche Liste zu StadtA DA Best. 709 Stadtbauverwaltung, die Stück für Stück in Arcinsys aufgenommen wird. Größeren Bearbeitungsbedarf weisen auch Ablieferungslisten von Personalakten auf, die leider nicht die Geburtsdaten der Personen enthalten, zu denen die Akten angelegt wurden. (Signaturen wurden bei der Übernahme bereits vergeben.) Damit können die Daten noch nicht in Arcinsys übertragen werden, da es nicht möglich ist, allein anhand der Liste die korrekten archivischen Schutzfristen zu hinterlegen. Es sind also noch umfangreiche Nacharbeiten erforderlich, bevor auch diese Akten online recherchierbar sind.

Erschließung in der alten Datenbank

Ähnliches gilt auch für das vor Arcinsys im Stadtarchiv eingesetzte Programm zur Erfassung von Archivgut. Die auf die interne Nutzung durch die Mitarbeitenden des Stadtarchivs ausgelegte Datenbank wurde vor allem für die Erschließung der Bestände StadtA DA 51 Karten und Pläne, StadtA DA 53 Fotosammlung und StadtA DA 54 Plakate verwendet. Diese drei Bestände machen auch den größten Anteil unserer bereits vorhandenen Daten aus. Allerdings findet sich auch hier großer Bearbeitungsbedarf. Zum einen gibt es durch Nacherfassungen Dopplungen der Verzeichnungseinheiten in Bestand StadtA DA 51, zum anderen konnten wir für Bestand StadtA DA 54 zwar die Gliederung in Arcinsys übertragen, doch die Informationen zu den Archivalien müssen den einzelnen Gliederungspunkten noch zugeordnet werden. Der Bestand StadtA DA 51 ist auch noch ohne Gliederung, die eine Recherche übersichtlicher gestalten würde.
Für die Fotosammlung erarbeiten wir gerade ein Konzept, wie eine größtmögliche Menge der bereits erfassten Informationen im Netz verfügbar gemacht werden können. Da auch eine Bereitstellung von Digitalisaten geplant ist, stehen außerdem noch Rechteklärungen und z.B. das Aussortieren doppelt erfasster Abbildungen an. Die Digitalisierung erfolgt derzeit zeitgleich mit der Aufnahme der Informationen zu den Archivalien, jedoch noch nicht in Arcinsys. Das wird erst dann erfolgen, wenn wir auch Digitalisate online bereitstellen können.

Geöffnete Schublade der Fotosammlung StadtA DA Best. 53, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

 

Neuerfassung von Archivgut

Altbestände

Begonnene Verpackungsarbeiten an Bestand StadtA DA 709 Büro für Städteverschwisterung im Magazin des Stadtarchivs Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

Neben der Aufarbeitung vorhandener Daten führen wir auch sukzessive Erschließungsarbeiten an noch unerschlossenen Beständen des Stadtarchivs durch. Ein großer Teil der Amtsbestände wurde bisher noch nicht (oder nur in Teilen) aufgenommen, so dass hier noch großer Bearbeitungsbedarf besteht. Allerdings müssen einige Bestände noch verpackt werden, so dass erst diese Magazinarbeiten anstehen, bevor die Erschließung in Arcinsys erfolgen kann. Werden neue Unterlagen einer städtischen Dienststelle übernommen, von der bereits ein überschaubarer Bestand in unserem Magazin liegt, wird der bereits vorhandene Teil zusammen mit der neuen Ablieferung projektartig umgebettet und erschlossen. So sind wir vor Kurzem beim Bestand StadtA DA Nr. 408 Sportamt vorgegangen. Dabei konnte durch das Umbetten der Umfang des bereits im Stadtarchiv vorliegenden Bestands von 10 auf 8 lfm verringert werden. Die gewonnenen 2 lfm werden mit der neuen Ablieferung des Amtes gefüllt, die noch nicht abschließend bearbeitet ist.
Häufig werden Altbestände auch zur Übung von Titelbildung, Laufzeitermittlung und anderen Arbeiten für Praktika herangezogen. Die Erfassung erfolgt hier in einem separaten, nicht öffentlich einsehbaren Praktikumsbestand und werden nach einer Überprüfung der Arbeiten in den öffentlich sichtbaren Bestand übertragen. So wurde beispielsweise der Bestand StadtA DA Nr. 309 Polizeipräsidium durch zwei Studierende in Teilen aufgearbeitet und in Arcinsys erschlossen.

Akzessionen

Neue Zugänge werden nach Möglichkeit direkt zur Übernahme ins Stadtarchiv in Arcinsys erschlossen. In den meisten Fällen erhalten sie auch direkt einen eindeutigen archivischen Titel und müssen daher für die Aufnahme von Informationen kein weiteres Mal aus dem Magazin geholt werden. Bei sehr großen Aktenmengen, die mit einer ausführlichen Übergabeliste übernommen werden, werden zunächst nur diese Informationen in Arcinsys übertragen. Bei freien Kapazitäten werden dann insbesondere die Aktentitel auf Eindeutigkeit überprüft und gegebenenfalls nachgebessert, eindeutiger formuliert und auch Vermerke ergänzt. Auch frisch übernommene Unterlagen müssen zunächst neu verpackt werden, so dass es bis zur Sichtbarkeit von neu eingegangenem Archivgut in Arcinsys nach der Übernahme 2-4 Wochen dauern kann.
Seit der Einführung von Arcinsys wurden für das Jahr 2017 12 Zugänge erfasst. 2018 waren es bisher 38 Übernahmen. 44 Bewertungstermine wurden durchgeführt, in deren Folge dem Stadtarchiv 64 lfm Archivgut städtischer Stellen und aus privater Hand übergeben wurden. Zu einigen dieser Übernahmen existierte bisher noch kein passender Bestand im Archiv, dem das Material zugeordnet werden konnte. Der Bestand StadtA DA Nr. 603 Frauenbüro wurde beispielsweise mit der Akzession 3/2017 aus dem Frauenbüro bei der Übernahme der Unterlagen neu angelegt und auch direkt gefüllt.

Bestand StadtA DA 708 Stadtbauverwaltung im Magazin des Stadtarchivs Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

Ausblick

Unsere Magazine sind gut gefüllt, aber vieles ist online noch nicht sichtbar. Wir arbeiten weiterhin daran, diese Situation zu ändern und durch die damit verbundenen Arbeiten (u.a. Verpackung, Entmetallisierung) die Lagerungssituation des städtischen Archivguts zu verbessern. Intern wird daher vor allem das Magazinmanagement mit Arcinsys weiter ausgebaut. Die Zugangsbearbeitung läuft bereits vollständig im entsprechenden Modul der Anwendung. So können Bewertungstermine organisiert und neue Übernahmen schnell erfasst werden. Die Zusammenarbeit mit den städtischen Dienststellen und Behörden läuft damit sehr übersichtlich ab und ist für die Kolleginnen und Kollegen beispielsweise im Krankheitsfall auch einfach nachzuvollziehen.
Bei der Erschließung stehen vor allem die aufgelaufenen Rückstände im Fokus unserer Arbeit. Dazu zählen nicht nur die noch unverzeichneten Archivalien, sondern auch der Bearbeitungsbedarf von bereits aufgenommenen Beständen. Diese sollen jedoch nicht nur in Arcinsys aufgenommen werden. Schon jetzt sind 2189 Verzeichnungseinheiten über das Archivportal-D abrufbar. Verschiedene Nachlässe und der Bestand StadtA DA 12/14 Schulwesen tauchen so auch bei einer Suche in den Informationen zu Archivgut verschiedener deutscher Archive auf und können zur Lösung der Fragen von Nutzerinnen und Nutzern beitragen, die noch nicht wissen, dass das Stadtarchiv Darmstadt Material hierzu bereithalten kann. Gleiches gilt im internationalen Kontext für das Archives Portal Europe. Auch über diese zentrale Datenbank sind die genannte Verzeichnungseinheiten recherchierbar. Die Vernetzung über Portale möchten wir weiter ausbauen und so das von uns aufbewahrte und aufbereitete Archivgut in einem größeren Zusammenhang präsentieren und auffindbar machen.

Dazu kommt die stets präsente Anforderung von Bürgerinnen und Bürgern, nicht nur Informationen zu Archivgut, sondern Archivgut selbst online nutzen zu können. Wir hören diese Bitten, können jedoch eine Digitalisierung ganzer Akten derzeit leider nicht leisten. Wir arbeiten aber mit Hochdruck daran, zumindest Digitalisate der Sammlungen visuellen Archivguts für Nutzerinnen und Nutzer verfügbar zu machen. Langfristig möchten wir die Informationen der Bestände auch mit Dokumenten zu Bewertungsentscheidungen und Bearbeitungsvorgängen ergänzen und zu diesen Themen mit Bürgerinnen und Bürgern in Austausch treten.

Insgesamt soll durch die Präsentation von Archivgut über Arcinsys nicht nur sichtbarer werden, mit welchen Unterlagen im Stadtarchiv Darmstadt geforscht werden kann. Wir wollen unsere Arbeit intern effektiver strukturieren und transparenter nach außen kommunizieren. Nicht nur Bürgerinnen und Bürger finden über die erschlossenen Archivalien einfacher das Archivgut, das ihnen bei Ihrer Fragestellung weiterhilft. Auch wir können schneller Anfragen beantworten und eigene Recherchen durchführen, wenn wir mit einem bereits verzeichneten Bestand arbeiten.
Damit interessierte Nutzende zeitnah über vorhandene Recherchemöglichkeiten informiert werden, werden wir auch weiterhin größere Fortschritte über unsere Social Media Kanäle bekannt geben. Denn auch in Zukunft arbeiten wir daran, die Überlieferung der Wissenschaftsstadt Darmstadt für alle interessierten Bürgerinnen und Bürger nutzbar zu machen und nutzbar zu erhalten.


Rebekka Friedrich

Hallo, ich bin Rebekka Friedrich und Diplom-Archivarin im Stadtarchiv der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Hat Ihnen der Artikel gefallen? Dann hinterlassen Sie uns doch einen Kommentar, abonnieren Sie den DAblog per RSS-Feed oder folgen Sie unseren weiteren Social-Media-Kanälen.

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