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“Bahn frei!” für eine sichere Nutzung: Dekontamination und Verpackung von Akten des ehemaligen Straßenverkehrs- und Tiefbauamtes Darmstadt

Einlagerung von Bestand 703 im Kunstdepot Darmstadt durch Michaela Krone und Jan Dittrich, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt / Rebekka Friedrich

Im Rahmen von Umzugsvorbereitungen des Mobilitäts- und Tiefbauamtes der Wissenschaftsstadt Darmstadt von der Bessunger Straße in die Mina-Rees-Straße wurde in den Registraturräumen teilweise erheblicher Schimmelbefall festgestellt. Sowohl die Registratur der Verwaltungsstelle, die noch Aufbewahrungsfristen unterliegt, war davon betroffen, als auch archivreifes und schlussendlich archivwürdiges Schriftgut.

Dieser Zustand bedeutete nicht nur einen möglichen Verlust von historischen Zeugnissen der Stadtgeschichte, sondern rief auch Anforderungen des Arbeitsschutzes auf den Plan, um eine sichere Handhabung noch benötigter Unterlagen durch die Verwaltungsstellen zu ermöglichen. Die Behebung dieser beiden Herausforderungen konnte als gemeinschaftliches Projekt von Mobilitäts- und Tiefbauamt und Stadtarchiv erfolgreich umgesetzt werden. Die finanzielle Basis zur Behandlung der archivwürdigen Unterlagen stellte das Sonderprogramm zum Erhalt des schriftlichen Kulturguts der Bundesbeauftragen für Kultur und Medien dar.

Für die weitere Behandlung markierte Akten im Mobilitäts- und Tiefbauamt Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt / Ullrich Ranly

Der Bestand

Die im Rahmen des archivischen Förderprojektes zu behandelnden Unterlagen dokumentieren die Entwicklung der Mobilität nach dem Zweiten Weltkrieg in einer zerstörten Stadt bis in die heutige Zeit. Veränderungen der Planungen der Stadtverwaltung wie beispielsweise der behindertengerechte Ausbau von öffentlichen Verkehrsmitteln oder die zunehmende Berücksichtigung des Radverkehrs lassen sich in diesen Unterlagen ebenso erforschen, wie Kontinuitäten, die das Mobilitätsverhalten der Stadtbevölkerung und die Reaktion der Stadtverwaltung darauf abbilden.

Das auch als “Schwarmstadt” bezeichnete Darmstadt hat hier als hessische Großstadt im Rhein-Main-Gebiet mit größeren Pendlerbewegungen zu kämpfen, die sich auch auf die Verkehrsplanung auswirken und ausgewirkt haben. Diese Entwicklungen lassen sich mit den vorliegenden Akten beispielhaft analysieren. Das sind nur einige der vielfältigen Themen, für welche die Überlieferung dieses Bestands eine neue Forschungsgrundlage schafft.

Die Vorbereitungen

Zunächst war jedoch eine koordinierte Vorgehensweise notwendig, um den Aufwand und die Kosten für alle beteiligten Stellen möglichst gering zu halten, dabei jedoch auch die wichtigen Unterlagen für das Mobilitäts- und Tiefbauamt und das Stadtarchiv nachhaltig zu sichern. Es wurden daher auf Vorschlag des Stadtarchivs folgende Schritte vereinbart und umgesetzt:

  • Bestimmung der Aufbewahrungsfristen, um zu ermitteln, welche Akten noch aufbewahrt werden müssen und welche dem Stadtarchiv zur Bewertung angeboten werden können,
  • Anbietung der Akten mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen zur Bewertung der Archivwürdigkeit durch das Stadtarchiv,
  • Bewertung der Archivwürdigkeit durch das Stadtarchiv,
  • Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen,
  • Entschimmelung der übrigen (Alt-)Registratur durch einen externen Dienstleistungsbetrieb,
  • Abgabe von entschimmelten, als archivwürdig bewerteten Unterlagen an das Stadtarchiv,
  • Umzug der übrigen, entschimmelten Registratur in die neuen Räume des Mobilitätsamtes.

Das Ergebnis: Die Kolleg*innen des Mobilitäts- und Tiefbauamtes ermittelte bei den betroffenen über 4.000 Akten des ehemaligen Straßenverkehrs- und Tiefbauamtes Aufbewahrungsfristen und Rückgriffbedarf für den laufenden Geschäftsbetrieb. Während ca. 158 Akten nach Durchführung der Maßnahme im Amt verbleiben sollten, waren rund 523 nach anschließender Bewertung durch das Stadtarchiv als archivwürdig einzustufen. Für die Vernichtung der kontaminierten, nicht archivwürdigen Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen konnte eine fachlich versierte Firma gefunden werden, die eine schnelle Entsorgung umsetzte.

Prüfung der behandelten Akten des Bestands 703 im Kunstdepot Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt / Rebekka Friedrich

Das Projekt

Vor der Behandlung der zu sichernden Akten musste vorab ein Vergabeverfahren zur Ermittlung eines Dienstleisters durchgeführt werden. Es beinhaltete neben den beiden geschilderten Positionen auch die Reinigung nicht archivwürdiger Akten des Mobilitäts- und Tiefbauamtes, die jedoch nicht Teil des Förderprojektes im Rahmen des BKM-Sonderprogramms waren und deren Kosten in einem eigenen Los behandelt und abgerechnet wurden. Durch die Erhöhung des Gesamtvolumens wurden auch die Kosten für die Einzelpositionen im Vergleich reduziert.

Die für die archivrelevanten Unterlagen geplanten Maßnahme sollte folgende Verbesserungen mit sich bringen:

  • Beheben vorhandener Beeinträchtigungen der Archivalien,
  • Verbesserung der Lagerungssituation als vorbeugende bestandserhaltende Maßnahme,
  • Vermeiden späterer, aufwändigerer und kostenintensiver bestandserhaltender Maßnahmen als Folge einer schädigenden Verpackung und Lagerung,
  • Erhalt der Archivalien als Informationsträger für interessierte Nutzer*innen,
  • Senken der gesundheitlichen Gefahr durch Verschmutzungen und Schimmelbefall für Nutzer*innen und Archivangestellte beim Umgang mit den Archivalien,
  • dauerhafte Aufbewahrung und Nutzung des Archivguts gemäß Archivsatzung der Wissenschaftsstadt Darmstadt und Hessisches Archivgesetz,
  • Vorbereitung auf eine geplante Digitalisierung.

Die als archivwürdig bewerteten 523 Akten wurden durch das ermittelte Unternehmen aus den Räumen des Mobilitäts- und Tiefbauamtes abgeholt und anschließend trocken und blattweise gereinigt. Der Schimmelbefall betraf vor allem die Ordnerrücken, hatte sich teilweise allerdings schon ins Innere ausgebreitet. Darüber hinaus konnten durch die Kontamination des ganzen Raumes auch Dokumenten durch Sporen belastet sein, die äußerlich zunächst keinen mit dem bloßen Auge sichtbaren Befall aufwiesen. Daher wurde das Archivgut generell von aufliegendem Schmutz und Schimmel befreit, geknickte Dokumente plan gelegt und dabei auch angebrachtes Metall entfernt. Anschließend wurde das Archivgut in Verpackungsmaterial gemäß DIN ISO 16245-Typ A umgebettet. Der Ordnungszustand der Archivalien durfte während der gesamten Behandlung inkl. Verpackung nicht verändert werden.

Angelieferte Akten des Bestands 703 vor der Einlagerung im Kunstdepot Darmstadt, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt / Rebekka Friedrich

Während das Vorhaben zur Behandlung der Akten des Stadtarchivs erfolgreich umgesetzt werden konnte und die Akten inzwischen ihren finalen Aufbewahrungsort im Kunstdepot Darmstadt erreicht haben, wurde durch die unterdessen eingetretene Insolvenz des beauftragen Unternehmens eine erneute Ausschreibung der übrigen Bestandteile des Projektes durch das Mobilitäts- und Tiefbauamt der Stadt Darmstadt erforderlich.

Einlagerung von Bestand 703 im Kunstdepot Darmstadt durch Archivar Jan Dittrich, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt / Rebekka Friedrich

Auch wenn das Projekt mit verschiedenen Widrigkeiten zu kämpfen hatte, stellt sein Abschluss auch das Ergebnis der erfolgreichen Zusammenarbeit zweier inhaltlich sehr verschiedenen städtischen Verwaltungsstellen dar. Die konstruktive Kooperation mit dem Mobilitäts- und Tiefbauamt, aber auch mit dem Sachgebiet Vergabe des Rechtsamts der Wissenschaftsstadt Darmstadt, hat uns spannende und hilfreiche Kontakte zu Kolleg*innen ermöglicht.

Für die daraus resultierende erfolgreiche Umsetzung des partnerschaftlichen Projektes zum Erhalt eines wichtigen Aspekts der Geschichte der Stadt Darmstadt möchten wir uns daher ganz herzlich bedanken. Gleiches gilt für die Unterstützung im Bewerbungsprozess durch die Koordinierungsstelle Bestandserhaltung Hessen sowie die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK). Eine Übersicht der Maßnahme findet sich auch im KEK-Portal: https://www.kek-spk.de/projekt/bahn-frei-fuer-eine-sichere-nutzung.

Der Bestand ist über eine Anbietungsliste erschlossen und wird demnächst über das Archivinformationssystem Arcinsys als Teil des Bestands 703 Straßenverkehrs- und Tiefbauamt zugänglich gemacht.


Das Projekt wurde gefördert durch

aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages

und das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst


Weitere Informationen zum Landesprogramm Bestandserhaltung des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst finden sich hier auf der Seite der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts: https://www.kek-spk.de/foerderung/bkm-sonderprogramm.

 


OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Rebekka Friedrich (18. Dezember 2024). “Bahn frei!” für eine sichere Nutzung: Dekontamination und Verpackung von Akten des ehemaligen Straßenverkehrs- und Tiefbauamtes Darmstadt. Stadtarchiv Darmstadt. Abgerufen am 20. Juni 2025 von https://doi.org/10.58079/12yj0


Rebekka Friedrich

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