Qualität vor Quantität: Überlieferung der Stadtkasse im Stadtarchiv

Die Bewertung von Verwaltungsunterlagen durch das Stadtarchiv führt nicht immer auch zu einer Übernahme neuen Archivguts. So fand am 13.07.2023 die Bewertung von Unterlagen der Stadtkasse der Wissenschaftsstadt Darmstadt statt. Basis des Treffens waren über 400 lfm archivreifes Schriftgut, das nahezu vollständig als nicht archivwürdig bewertet wurde. Es werden damit keine Akten der Stadtkasse aus den nachfolgend genannten Bereichen in das Archiv übernommen.

Mittels der Bewertung der angebotenen Unterlagen sollen die Aufgaben der Stadtkasse in der Überlieferung des Stadtarchivs abgebildet werden. Das betrifft überwiegend die Abwicklung der Kassengeschäfte und der Buchführung mit Annahme der Einnahmen und Leistung der Ausgaben zur Fälligkeit, untergliedert in:

• Allgemeiner Bank- und Zahlungsverkehr, Bauabrechnungen, Kontoauszüge, Rechnungsbelege (Belege): Die Akten aus diesen Aufgabengebieten werden als grundsätzlich nicht archivwürdig bewertet. Da sich die entsprechenden Informationen auch projektbezogen in den Akten der federführenden Verwaltungsstellen befinden oder zusammengefasst als Teil des Haushaltsabschlusses ins Archiv übernommen werden, ist bereits eine ausreichende Überlieferung gewährleistet. Das betrifft vor allem Maßnahmen mit einem hohen Ausgabevolumen, die eine höhere Überlieferungsbedeutung haben, als kleine Ausgaben zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs (z.B. Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung). Aber auch der Informationswert der Unterlagen zu Großprojekten ist gegenüber den Akten in den ausführenden Dienststellen zu gering, um – auch angesichts der Masse an Unterlagen – eine Übernahme zu rechtfertigen.

• Bearbeitung von Insolvenzen, Vollstreckungsmaßnahmen: Die Akten aus diesem Aufgabengebiet werden als grundsätzlich nicht archivwürdig bewertet. Die gleichförmig verlaufenden Vorgänge bieten keinen erheblichen Erkenntnisgewinn über die reine Aufgabenerfüllung der Dienststelle hinaus. Auch eine Übernahme allgemeiner Fälle zur reinen Dokumentation des Verwaltungshandelns ist angesichts der einheitlich strukturierten Vorgehensweise nicht zielführend. Eine Ausnahme bilden jedoch Spezialfälle. Als Spezialfälle sind Unterlagen zu verstehen, die sich auf Vorgänge mit Öffentlichkeitswirksamkeit oder nachhaltigen Auswirkungen in die Dienststelle hinein beziehen. Die Dienststelle kann darüber hinaus aus der Fachkenntnis zu den Akteninhalten eigene Kriterien heranziehen, die eine Archivwürdigkeit begründen. Dem aktuellen Stand nach befinden sich unter den angebotenen Akten jedoch keine vergleichbaren Vorgänge.

Bewertungsmodell

Im Anschluss wurde eine gemeinsame Anbietungs- und Übernahmevereinbarung (Bewertungsmodell) zwischen Stadtkasse und Stadtarchiv auf der Basis der in dieser Bewertung entwickelten Kriterien geschlossen. Diese legt abschließend fest, dass dem Stadtarchiv grundsätzlich folgende Unterlagen zu übergeben sind:

• Unterlagen, deren Laufzeitbeginn vor 1960 liegt,
• Kassations- und Vollstreckungsakten, die nach Einschätzung der Sachbearbeitung besonderen Informationswert aufweisen. Darunter sind Vorgänge zu verstehen, die eine Diskussion in der Öffentlichkeit hervorgerufen haben oder Personen oder Einrichtungen betreffen, die von besonderer Bedeutung für die Stadt Darmstadt und ihre Bevölkerung sind.

Generell vernichtet werden können, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unabhängig von ihrem Laufzeitbeginn, folgende Unterlagen:

• alle sonstigen Kassations- und Vollstreckungsakten,
• Bauabrechnungen,
• Belege des Sachgebiets Haushalt, Bank- und Zahlungsverkehr,
• Kontoauszüge sowie
• Rechnungsbelege.

Nachbewertung

Im Rahmen des Umzugs von Beständen in den Neubau Kunstdepot wurde auch ein bereits im Archiv untergebrachter Teilbestand der Stadtkasse einer Bewertung unterzogen. Die oben genannten Kriterien sind auch Ergebnis der Sichtung dieser Unterlagen, die unbewertet ins Stadtarchiv übernommen worden waren. Eine Erschließung der bei diesen Arbeiten als archivwürdig bewerteten Unterlagen steht noch aus. Nicht übernommen wurden Ausarbeitungen zu den Rechnungsabschlüssen ab einschließlich 1950, Bankabrechnungen sowie Gesetzestexte. Erstere waren nur Vorentwürfe der anschließend gedruckten Haushaltsabschlüsse, die in dieser Form im Archiv vorliegen. Bei den Gesetzestexten handelt es sich um gedruckte Publikationen, die bereits in anderen Einrichtungen zentral gesichert sind. Eine erste Verzeichnung des übrigen Teilbestand, der u.a. auch Überlieferung zur finanziellen Situation und der Verwaltungsarbeit nach der Zerstörung der Stadt 1944 enthält, wurde 2018 begonnen und ist online verfügbar: StadtA DA Best. 902 Kassen- und Steueramt. An diese wird sich künftig auch die Verzeichnung der nachbewerteten Dokumente anschließen.

Mit der generellen Vereinbarung zwischen Stadtarchiv und Stadtkasse ist die langfristige Sicherung der qualitativ hochwertigen Überlieferung dieser Abteilung im Stadtarchiv gewährleistet. Gleichzeitig besteht der Anspruch an die Übernahme von Unterlagen aus anderen Verwaltungsstellen, die in Zusammenarbeit mit der Stadtkasse umgesetzten Projekte der Stadtverwaltung in derern Überlieferung abzubilden. Das wurde bei Übernahmen in der Vergangenheit bereits berücksichtigt und wird durch die Vereinbarung mit der Stadtkasse für die Zukunft deutlich hervorgehoben.

---

---