Beschlossene Sache: Darmstadt erhält eine neue Archivsatzung

Gemäß § 18 Hessisches Archivgesetz regeln die Gemeinden im Rahmen Ihrer Leistungsfähigkeit und nach den im Gesetz vorgegebenen Grundsätzen die Archivierung ihres Schriftgutes durch Satzung. Die bisherige Archivsatzung für das Stadtarchiv Darmstadt ist 1995, die Benutzungs-und Entgeltordnung 2001 in Kraft getreten. Archivsatzung und Benutzungs-und Entgeltordnung wurden nun überarbeitet und neu gefasst. Der ganze Prozess der Beratung und Abstimmung in den städtischen Gremien kann online im Parlamentsinformationssystem nachgelesen werden. Nach dem Beschluss durch die Stadtverordnetenversammlung wurde die neue Satzung am 10. Februrar 2023 im Darmstädter Echo veröffentlicht.

Wir haben hier einige der wichtigsten Anpassungen für euch zusammengefasst:

• Die Archivgesetzgebung von Bund und Land als auch die städtischen Vorgaben zur Aktenaufbewahrung und Aktenabgabe seitens der Dienststellen haben sich in den letzten 20 Jahren erheblich verändert. Die Archivsatzung für das Stadtarchiv muss an diese Entwicklungen und Erfordernisse angepasst werden. Auch die neue DSGVO sowie das Personenstandsgesetz von 2007 sind in die Neufassung der Archivsatzung eingeflossen. Ganz aktuell wurde eine Änderung durch die Novellierung des Hessischen Archivgesetzes im Oktober 2022 erforderlich. Die darin aufgenommenen Anpassungen an das Archivprivileg aus Art. 17 Abs. 3 d DSGVO wurden ebenso in die neue städtische Satzung übernommen beispielsweise eine Neuformulierung der Definition, was genau unter “Unterlagen” zu verstehen ist.
• Die alte Satzung und Benutzungsordnung berücksichtigen noch nichtdie zwischenzeitlich weit fortgeschrittene Digitalisierung. Das Stadtarchiv muss ein digitales Magazin einführen, weil in den nächsten Jahren immer mehr digitale Akten und Daten zur Übernahme anstehen, ebenso Fotos, Pläne und sonstiges Archivgut, das nur noch digital zur Verfügung steht. Deshalb gibt es in Zukunft nicht nur einen realen Lesesaal, sondern auch einen virtuellen Lesesaal. Das schafft optimale Rahmenbedingungen für die archivische Arbeiten mit originär digitalem Archivgut, aber auch Reproduktionen von analogen Archivalien. Damit haben wir eine gute Grundlage für die neuen Möglichkeiten, die der Neubau “Kunstdepot” für diesen Teil unserer archivischen Arbeiten bietet.
• Es wird mit der neuen Archivsatzung auch neuen Kommunikations- und Partizipationsmöglichkeiten in Zusammenarbeit mit der Stadtbevölkerung Rechnung getragen. So sind nun explizit auch digitale Formate zur Vermittlung von Stadtgeschichte in den Satzungstext aufgenommen worden. Ein Darmstädter Alleinstellungsmerkmal findet sich in §3 Abs. 8: “Das Stadtarchiv trägt zu einer höheren Transparenz derBewertungsentscheidungen bei und veröffentlicht Entscheidungen über erfolgte Bewertungen im Internet (z.B. auf der Homepage oder im Blog des Archivs). Es kann Bürger*innen an der Erstellung von Bewertungsmodellen beteiligen.” Es handelt sich somit bei der neuen Archivsatzung nicht nur um die erste, die eine partizipativen Bewertung von Archivgut benennt, sondern auch um die erste, die explizit die transparente Kommunikation von Bewertungsentscheidungen in den Blick nimmt.
• Bei einer Anpassung der Preise musste bisher die gesamte Benutzungs-und Entgeltordnung geändert werden. Die Entgeltordnung soll künftig von der Benutzungsordnung getrenntwerden, so dass bei Änderungen in der Preisgestaltung nur die Entgeltordnung geändert werden muss. Die Benutzungsordnung hat außerdem eine Anpassung an rechtliche Veränderungen erfahren (z.B. der Wegfall des Pflichtexemplars). Neu aufgenommen wurde die Fotografieerlaubnis mit klaren Erläuterungen, wann Fotos im Lesesaal durch Nutzer*innen eigenständig angefertigt werden können.Die Entgeltordnung wurde besonders stark überarbeitet. 2002 wurde zwar die Währung auf Euro geändert, doch keine Änderung an den grundlegenden Leistungen vorgenommen. Die sehr detailierte Liste an entgeltpflichtigen Angeboten des Stadtarchivs wurde aus diesem Grund stark vereinfacht und an den Aufwand im realen Arbeitsallltag angepasst.
• Wir verstehen uns als offenes Archiv, das mit dem Wegfall des Entgelts für Recherchen weitere Hürden einer Archivrecherche für historisch interessierte Menschen abbaut. Auch wenn beispielsweise Anfragen von Studierenden bisher meist ohne Kosten beantwortet wurden, kann allein die Möglichkeit einer kostenpflichtigen Rückmeldung von einer Kontaktaufnahme mit dem Archiv abbhalten. Wir hoffen, dass die neue Regelung weiteren Menschen den Weg zu Archivgut ebnet und vorhandenes Interesse an einer Recherche unterstützt. Aus diesem Grund wurde ebenfalls festgehalten, dass auch die Verwendung der vom Stadtarchiv online bereitgestellten Reproduktionen kostenfrei ist. Diese soll vor allem über das Archivinformationssystem Arcinsys erfolgen. Wir halten euch auf dem Laufenden, wie dieser Teil unser Planung für dieses Jahr verläuft.

Das ist nur ein Teil der neuen spannenden Möglichkeiten, die uns die Neufassung der städtischen Archivsatzung bieten wird. Möglich wurde das durch die intensive Zusammenarbeit mit tollen Kolleg*innen in Rechtsamt und Kulturamt, für die wir uns an dieser Stelle herzlich bedanken möchten.

2025 kann das Stadtarchiv übrigens “30 Jahre Archivsatzung in Darmstadt” feiern. Die nun abgelöste Satzung war nämlich die erste, die für die Stadt Darmstadt verabschiedet wurde. Habt ihr Ideen, wie so ein Satzungsjubiläum angemessen begangen werden kann? Wir sind gespannt auf eure Vorschläge.

Hier findet ihr die drei neuen Dokumente zum Download:

Archivsatzung für das Stadtarchiv Darmstadt (PDF)