Bewertungsmodell für Personalakten der Wissenschaftsstadt Darmstadt

Die städtischen Verwaltung ist derzeit durch viele Umbrüche insbesondere von der analogen zur digitalen Verwaltungsarbeit betroffen. Das wirkt sich auch auf die Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv aus. Während das Archiv umfangreiche Beratungen zur Schriftgutverwaltung im Allgemeinen und mit Blick auf die Einführung der eAkte auch im Speziellen übernimmt, werden auch alte Bewertungsvereinbarungen auf den Prüfstand gestellt. Das betrifft ganz aktuell die Übernahme von Personalakten ins Stadtarchiv Darmstadt.

Ausgangslage

Bisher wurden die Personalakten von ausgeschiedenen Beschäftigten übernommen, deren Nachnamen mit den Buchstaben K und L begannen. Grund hierfür war die Zweiteilung der Registratur zwischen zwei Sachbearbeitern. Anhand der beiden Buchstabengruppen wurden auch mögliche Unterschiede im Umgang mit den Akten der Beschäftigten der Stadt Darmstadt dokumentiert. Die Unterlagen wurden dem Stadtarchiv in regelmäßigen Abständen von der Hauptregistratur übergeben. Ein Großteil der Ablieferungslisten liegt dem Stadtarchiv noch analog vor.

Das Stadtarchiv übernahm für diese Akten über Jahre hinweg die Funktion einer Altregistratur und gab bei Bedarf auch Unterlagen aus den übernommenen Bestand an die Hauptregistratur zurück. Das war beispielsweise der Fall, wenn sich ausgeschiedene Beschäftigte ein weiteres Mal bei der Stadt Darmstadt auf eine andere Stelle bewarben. Diese Akten sind bzw. waren als noch nicht geschlossen zu betrachten und somit auch nicht für eine Benutzung nach Archivsatzung und HArchivG zugänglich.

Der Aktenschluss der im Stadtarchiv aufbewahrten Unterlagen folgt dann mit Ablauf des 60. Lebensjahres der betroffenen Personen. 10 Jahre nach Aktenschluss wurden bzw. werden die Akten in den Archivbestand überführt und sind ab diesem Zeitpunkt als Archivgut gemäß Archivsatzung zu betrachten. Es gelten dann auch die Nutzungsbedingungen gemäß Archivsatzung und HArchivG. Eine Kassation von Akten findet dabei nicht statt.

Die Akten der Hauptregistratur, die sich auf andere Fachverwaltungen beziehen (z.B. Bau- Wirtschafts- und Kulturverwaltung) wurden bis 2018 bei einer Übernahme ins Stadtarchiv den Fachbeständen zugeschlagen unter Hinweis auf die Provenienz “Hauptregistratur”. Die Personalabteilung wurde wegen ihrer Größe und Selbständigkeit (in anderen Kommunen bildet sie ein eigenes Amt) vom Rest dieses Bestandes abgesetzt. Sie gliedert sich in die eigentlichen Personalakten der Hauptregistratur (übernommen werden die Buchstaben „K“ und „L“ vollständig sowie ausgewählte Akten mit archivwürdigen Einzelfällen) und in die Personalsachakten. Bereits aus den Fachämtern übernommene Personalnebenakten werden nicht in diesen Bestand eingegliedert, sondern verbleiben bei den Fachbeständen. Gleiches gilt für den Eigenbetrieb EAD, der mittlerweile auch die Personalhauptakten seiner Beschäftigten selbständig verwaltet.

Bewertungsmodell

In einer aktuellen Übergabevereinbarung wird die Abgabe von Personalakten an das Stadtarchiv nun neu geregelt. Abgegeben werden sollte grundsätzlich nur solches Schriftgut, das für die laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt wird und dessen gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die Vereinbarung bezieht sich nur auf Personalakten und beinhaltet keine Bewertungsentscheidung zu sonstigen Fall- oder Sachakten.

Das Stadtarchiv Darmstadt übernimmt von Beschäftigten nur die Personalgrundakte ohne Teil- oder Nebenakten beispielsweise zu Beihilfe- und Fürsorgevorgängen sowie Personalrestakten z.B. zu Versorgungsleistungen. Können diese Vorgänge geschlossen aus bestehenden Akten entnommen werden, kann das vor der Übernahme durch das Archiv von der Hauptregistratur umgesetzt werden. Diese Teilakten sind dann zu vernichten. Davon ausgenommen sind Teilakten, die den beruflichen Werdegang der Beschäftigten abbilden oder Disziplinarverfahren beinhalten. Diese sind ebenfalls mit den Personalgrundakten an das Stadtarchiv abzugeben.
Die vollständige Übernahme der Personalgrundakte beinhaltet auch alle rechtmäßig angelegten Dokumente, die aufgrund von Rechtsvorschriften ggf. früher zu vernichten bzw. zu löschen wären.

Die nachstehenden Akten werden dem Stadtarchiv ohne zusätzlichen Bewertungsschritt gemäß der geltenden Rundverfügung für die Aufbewahrung von Akten und sonstigen Informationsträgern und für die Anbietung an das Stadtarchiv übergeben

Vollständig werden durch das Archiv übernommen:

• Akten, die vor dem Jahr 1946 geschlossen wurden,
• Akten von Bediensteten, deren (hauptsächlicher) Wirkungszeitraum vor 1955 lag,
• Akten von Dezernatsmitgliedern und Führungskräften (Amts- und Abteilungsleitungen und gleichgestellten Positionen),
• Akten von Beschäftigten mit besonderen Funktionsaufgaben, wie Personalratsmitgliedern, Gleichstellungsbeauftragte etc.,
• Akten von Beschäftigten, die am 6., 16. und 26. jeden Monats geboren wurden.

Das Archiv erhält mit der Übergabe eine Liste der betroffenen Akten, die neben den Vor und Nachnamen auch die Geburtsdaten der betroffenen Personen und die Laufzeit der Akte enthält. Im Idealfall sind außerdem Personalnummer und/oder Aktenzeichen aufgeführt. Diese Regelungen gelten für tariflich und außertariflich Beschäftigte und verbeamtete Beschäftigte gleichermaßen. Die Vorgaben zum Führen von Personalakten für Beamt*innen sind in § 86 Hessisches Beamtengesetz geregelt.

Bewertung von Einzelfällen

Dem Stadtarchiv werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ebenfalls gemäß der geltenden Rundverfügung für die Aufbewahrung von Akten und sonstigen Informationsträgern und für die Anbietung an das Stadtarchiv alle übrigen Akten angeboten. Durch das Archivpersonal wird dann eine Einzelfallbewertung durchgeführt. Hierfür ist eine Mitwirkung durch die abgebende Stelle essentiell, die geeignete Akten bereits während deren Laufzeit für das Archiv kennzeichnen kann.

Besonderes Interesse besteht an Akten mit folgenden Merkmalen:

• Personalgrundakten von Beschäftigten, die außerhalb des Berufslebens besondere Prominenz erlangt haben (die Bewertungsentscheidung wird vom Informationsgehalt der jeweiligen Akte abhängig gemacht),
• Personalgrundakten von Beschäftigten, gegen die ein Disziplinarverfahren durchgeführt wurde, sofern hierfür die Personalakten aussagekräftig sind.

Hintergründe

Grundsätzlich wurde bisher durch das Stadtarchiv Darmstadt eine Übernahme von personenbezogenen Fallakten nach Nachnamen bevorzugt. Angelehnt an das Bewertungsmodell zur Übernahme von Personalakten durch das Hessische Landesarchiv wird in diesem Fall eine Auswahl nach Geburtsdaten festgesetzt. Hierdurch lassen sich mögliche Wechsel von Beschäftigten zwischen staatlichen und städtischen Einrichtungen nachvollziehen. Das trägt einer Vielzahl von Forschungsmöglichkeiten über die Untersuchung des beruflichen Wegs von Einzelpersonen hinaus Rechnung.

Daneben wurden vor allem die Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts zum Umgang mit Personalakten für die Ausarbeitung des Bewertungsmodells herangezogen. Dabei wurde vor allem Rücksicht auf die Aussagekraft der Darmstädter Personalakten genommen und einzelne lokale Besonderheiten. So ist der Wirkungszeitraum der Beschäftigten länger bemessen, um Kontinuitäten und Umbrüche im Wiederaufbau nach dem Zweiten Weltkrieg abzubilden. Gerade die erhebliche Zerstörung der Innenstadt und die hohen Verluste durch die sogenannte “Brandnacht” machen hier eine Anpassung erforderlich.

Ausblick

Im Rahmen der Einführung der eAkte bei den Verwaltungsstellen der Wissenschaftsstadt Darmstadt wird das Bewertungsmodell aller Voraussicht nach noch eine Überarbeitung erfahren. So wird im Archiv eine Übernahme aller Personalstammdatenblätter gegenüber der Übernahme der Auswahl nach Geburtsdaten bevorzugt. Da diese jedoch in Darmstadt nicht mehr geführt werden, muss für eine Überblicksdarstellung auf die stichprobenartige Auswahl zurückgegriffen werden. Es wird geprüft, ob bei der Anbietung von Personalakten aus einem Fachverfahren Stammdatenblätter generiert werden können, die eine Übernahme vollständiger Personalgrundakten auch im Digitalen überflüssig machen.

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