Digitalisierung der Mikrofilme der “Älteren Melderegistratur”

Bestand StadtA DA 12/18 Ältere Melderegistratur – unter dieser Bestandssignatur und -bezeichnung finden sich die wichtigsten Quellen zur Darmstädter Gesellschafts- und Sozialgeschichte vor 1936.

Meldebogen von Anna Cohn, geb. Joseph, StadtA DA Best. 12/18 Ältere Melderegistratur

In den Meldebögen des Großherzoglichen Polizeiamtes Darmstadt und (ab 1874) des Polizeiamtes Darmstadt sind eine Fülle an spannende Informationen zu Darmstädter Bürger*innen ab 1810. Angelegt wurden die Dokumente jeweils für den Familienvorstand. Weitere Personen wie Ehepartner*innen und Kinder wurden, sofern vorhanden, auf den Meldebögen ergänzt. Leider weisen die Bögen für die Nachnamen beginnend mit dem Buchstaben St Lücken und sind ab dem Buchstaben U vollständig im Zweiten Weltkrieg zerstört worden.

Die Ausgangslage: Mikrofilme und Digitalisate

Um 2000 wurden die Meldebögen aus Bestand StadtA DA 12/18 Ältere Melderegistratur zum Schutz der Originale verfilmt. Das Ergebnis sind 439 Filme mit jeweils ca. 2000 Aufnahmen pro Rolle. Insgesamt wurden rund 1.000.000 Aufnahmen erstellt. Der Bestand wird seither nur auf diesen Filmen im Lesesaal zur Einsichtnahme vorgelegt. Die einzelnen Filme können über das Archivinformationssystem Arcinsys bestellt werden: https://arcinsys.hessen.de/arcinsys/llist?nodeid=g325907.

Eintrag für Friedrich Jacobi im Familienbogen für Johannes Jacobi, StadtA DA Best. 12/18

Bei Anfragen beispielsweise zur Familienforschung oder zur Erbenermittlung muss das Archivpersonal die Recherchen jedoch direkt an den Originalen durchführen. Da diese Anliegen einen großen Teil der Anfragen ausmachen, sind auch die Zugriffe auf den Bestand entsprechend hoch.

Werden für eine Anfrage Digitalisate erstellt, werden diese zentral für die interne Nutzung abgelegt. Es erfolgt aber keine systematische Digitalisierung und auch keine Erfassung der Informationen über bereits vorhandene Digitalisate an einem zentralen Ort. Außerdem sind die Digitalisate im Laufe der Zeit aufgrund von fehlenden einheitlichen Vorgaben in sehr unterschiedlichen Formaten – von PDF, JPG, PNG bis zu TIFF – und mit keiner einheitlichen Benennung oder Struktur aufgenommen worden. So liegen die Digitalisate beispielsweise in Farbe oder auch in Schwarz-Weiß vor. Außerdem war es lange nicht möglich, die im Folio-Format vorliegenden Originale vollständig zu scannen. Es gab im Archiv bis vor wenigen Jahren nur einen A4-Scanner, so dass einzelne Seiten zweifach gescannt werden mussten – einmal der obere und einmal der untere Teil. Oder es wurde nur die eine relevante Information oder nur eine Seite gescannt und nicht das ganze Dokument. Daher kann für eine Bereitstellung für die Öffentlichkeit nur bedingt auf diesen Bestand zurückgegriffen werden.

Digitalisierung der Mikrofilme vs. Digitalisierung der Originale

Um in Zukunft sowohl interne Recherchen als auch den externen Zugriff auf diese Dokumente zu erleichtern, werden nun die Mikrofilme der Melderegistratur vollständig digitalisiert. Ein externer Dienstleister bearbeitet die Datenträger in zwei Chargen von jeweils rund 220 Filmen.

Ausgezogener Mikrofilm aus Bestand 12/18 auf Mikrofilm-Schachteln.
Ausgezogener Mikrofilm aus Bestand 12/18 auf Mikrofilm-Schachteln, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

Die Aufnahmen auf den Mikrofilmen sind zwar in schwarz-weiß, doch die einzelnen farbigen Markierungen wurden für den Gesamtbestand als vernachlässigbare Information identifiziert. Sollten bei einzelnen Meldebögen doch Rückgriffe auf die Farbe notwendig sein, kann im Nachgang noch ein entsprechendes Digitalisat vom Original erstellt und ergänzt werden. Hinzu kam das Ergebnis einer Kosten-Nutzen-Rechnung. Die Digitalisierung der Originale würde vor allem einen so erheblichen finanziellen Aufwand verursachen, dass eine Umsetzung in absehbarer Zeit nicht möglich wäre. Ein Antrag auf Bezuschussung der Vorfeldarbeiten zur Digitalisierung der Originale im Rahmen des Förderprogrammes “WissensWandel” wurde 2021 abgelehnt.

Zu guter Letzt weisen die Meldebögen in den vergangenen 20 Jahren seit der Verfilmung durch das verwendete säurehaltige Papier und die Benutzung teilweise Schäden auf, die vereinzelt mit (glücklicherweise geringem) Informationsverlust einhergehen. So sind an den Rändern durch das immer brüchiger werdende Papier kleine Stücke verloren gegangen, die aber auf den verfilmten Dokumenten noch zu sehen sind. Damit können die Aufnahmen auf den Mikrofilmen in Einzelfällen Angaben enthalten, die an den Originalen nicht mehr nachzuvollziehen sind.

Mit gedruckter Beschriftung beklebte Archivkartons in Regalen.
Ältere Melderegistratur (Best. 12/18) im Magazin im Haus der Geschichte, Foto: Wissenschaftsstadt Darmstadt/Rebekka Friedrich

Erschließung und Veröffentlichung

Nach Abschluss der Digitalisierung werden die einzelnen Digitalisate mit Erschließungsinformationen verknüpft. Das bedeutet, dass die zentralen Informationen zu den einzelnen Personen, zu denen der Meldebogen angelegt wurde, erfasst werden. Die Personeninformationen können dann eindeutig Digitalisaten zugeordnet werden. Diese Erschließung wird anschließend über Arcinsys veröffentlicht.

Sobald die Abstimmungen mit dem Amt für Digitalisierung und IT zur Bereitstellung von Digitalisaten in Arcinsys abgeschlossen sind, sollen dann auch die Digitalisate der Älteren Melderegistratur folgen. Es werden dann die Digitalisate veröffentlicht, die keinen Schutzfristen mehr unterliegen. Dabei müssen auch Informationen von Personen berücksichtigt werden, die neben dem jeweiligen Familienoberhaupt auf den Dokumenten genannt sind. Darunter fallen vor allem Kinder, deren Geburtsdatum noch keine 100 Jahre zurückliegt. Aufgrund der Laufzeit der Kartei können einzelne Dokumente noch bis 2034 für eine Veröffentlichung gesperrt sein. Um sicherzustellen, dass nur die freien Informationen veröffentlicht werden, sind bereits bei der Erfassung der Meldebögen

zusätzliche Arbeitsschritte notwendig.

Nach Abschluss dieser Arbeiten werden zusätzlich aus den für Recherchen angefertigten Digitalisaten diejenigen in Arcinsys ergänzt, die in Farbe, in ausreichender Qualität und in einem geeigneten Format vorliegen.

Während der Digitalisierung stehen die betroffenenen Mikrofilme nicht für eine Benutzung im Lesesaal zur Verfügung.


Diesen Blogbeitrag zitieren
Rebekka Friedrich (2022, 21. Oktober). Digitalisierung der Mikrofilme der “Älteren Melderegistratur” Stadtarchiv Darmstadt. Abgerufen am 16. April 2024, von https://dablog.hypotheses.org/13497

Rebekka Friedrich

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