Baubeginn: Neues “Kunstdepot” schafft Kapazitäten für die Überlieferung der Stadtverwaltung im Stadtarchiv

Vergangene Woche wurde mit dem Bau des neuen “Kunstdepots” der Wissenschaftsstadt Darmstadt begonnen. In diesem Gebäude in der Mainzer Straße erhält auch das Stadtarchiv umfangreiche Flächen für Arbeits- und Magazinräume. Während in der Berichterstattung häufig die neuen Räume für eine angemessene Unterbringung der städtischen Kunstsammlung betont werden, möchten wir in diesem Blogbeitrag die Bedeutung des neuen Gebäudes für die Arbeit der gesamten Verwaltung der Stadt Darmstadt in den Blick nehmen. Denn insbesondere die Magazinflächen des Stadtarchivs ermöglichen es den städtischen Ämtern und Verwaltungsstellen, in den kommenden Jahren handlungsfähig zu bleiben.

Ist das nicht ein wenig hoch gegriffen? Ganz im Gegenteil. Die Verwaltungsstellen der Wissenschaftsstadt Darmstadt müssen mit den im Rahmen ihrer Arbeit erhobenen Daten der Bürger:innen und den ihnen zur Verfügung gestellten Mitteln sparsam umgehen. Das bedeutet unter anderem, dass Verwaltungschriftgut, also Akten, Pläne, etc. – digital und analog – irgendwann vernichtet werden muss (abgesehen von ein paar Ausnahmen wie beispielsweise Verträge). Da es sich bei diesen Unterlagen um wichtige Dokumente handelt, u.a. weil sie direkte Auswirkungen auf das Leben der Darmstädter Bevölkerung haben und wichtige Entscheidungen der Verwaltung dokumentieren, gibt es für die Vernichtung drei Hürden.

Zum einen dürfen die Unterlagen nicht mehr für den Arbeitsalltag in der Behörde benötigt werden. Ist das der Fall, werden die betroffenen Akten und anderen Dokumente ausgesondert und für gewöhnlich auch räumlich getrennt von den übrigen, noch benötigten Unterlagen aufbewahrt. Wenn das passiert, beginnt die Laufzeit der sogenannten Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen sorgen dafür, dass Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal für Fragen zu einem bereits abgeschlossenen Vorgang herangezogen werden können. Ist die Aufbewahrungsfrist einer Akte abgelaufen, muss sie dem Stadtarchiv zur sogenannten Übernahme angeboten werden (Anbietungspflicht). Das Stadtarchiv entscheidet darüber, ob das Dokument historisch relevant ist und/oder für die Dokumentation der Arbeit der Verwaltung auch nach der Aufbewahrungsfrist noch erhalten werden sollte. Erst wenn das Archiv eine Vernichtungserlaubnis erteilt hat, dürfen Unterlagen der Stadtverwaltung vernichtet werden. Die Unterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen, gelten als archivwürdig und gehen in den Bestand des Stadtarchivs über.

Kann das Archiv Unterlagen nicht übernehmen, z.B. weil keine räumlichen Kapazitäten vorhanden sind, müssen archivwürdige Dokumente bei den Ämtern und Verwaltungsstellen verbleiben. Damit steigt der Raumbedarf in den einzelnen Stellen stark an. Das führt natürlich auch zu erhöhten Kosten, da die Planung der Lagerflächen für die einzelnen Ämter und Verwaltungsstellen nicht mehr mit dem neu eingetretenen Bedarf übereinstimmen. Es wird für die Mitarbeitenden daneben auch schwieriger, den Überblick über die vorhandenen Dokumente zu behalten, insbesondere wenn die Registraturräume keine ausreichende Lagerfläche bieten. Dabei steigt auch die Gefahr, dass archivwürdige Unterlagen versehentlich zusammen mit anderen Dokumenten vernichtet werden und für private und wissenschaftliche Forschung verloren gehen.

Daher hat eine solche Entwicklung auch für die Arbeit im Archiv und damit auch für Nutzende gravierende Folgen: Die Dokumente können nicht im Archiv erschlossen und in der Folge auch nicht für Recherche- und Forschungsvorhaben genutzt werden. Wichtige Fragestellungen bleiben unbeantwortet. Es kann der Anspruch der städtischen Verwaltung, Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar abzubilden, langfristig nicht eingehalten werden.

Das Stadtarchiv Darmstadt hat derzeit Bestände neben den Magazinräumen im Haus der Geschichte noch auf zwei weitere Außenmagazine verteilt, da auch die Flächen am Karolinenplatz in den vergangenen Jahren bereits zu knapp geworden sind. Alle diese Lagerflächen haben inzwischen ihre Auslastungsgrenzen nahezu vollständig erreicht. Da die Verwaltung permanent neue Dokumente erzeugt und alte aussondert, steigt auch die Menge an Archivgut jedes Jahr weiter an. Derzeit werden rund 80-120 lfm Archivgut jährlich neu ins Archiv übernommen. Die Schwankungen ergeben sich vor allem aus unplanbaren Ablieferungen von Privatpersonen. Für voraussichtlich 2022 stehen außerdem besonders große Ablieferungen aus den Bereichen Bau und Mobilität an. Damit wäre auch das oben geschilderte Szenario in den kommenden Jahren durchaus realistisch, wenn keine zusätzlichen Lagerflächen für das städtische Archivgut geschaffen würden. Auch mit fortschreitender digitaler Verwaltungsarbeit sinkt der Bedarf nur bedingt, da die Magazinflächen vor allem für die derzeit und in den vergangenen rund 50 Jahren erstellten Dokumente benötigt wird.

Das neue “Kunstdepot” ermöglicht es daher sowohl dem Stadtarchiv, als auch den anderen Ämtern und Verwaltungsstellen der Wissenschaftsstadt Darmstadt, die gesetzlichen Anforderungen ordnungsgemäßer Schriftgutverwaltung und professioneller Archivarbeit auch langfristig zu erfüllen. Es ist eine Investition, u die Vergangenheit und Gegenwart auch in der Zukunft zu bewahren. Dabei können nicht nur die Lagerbedingungen für bereits übernommenes Archivgut in den neuen Räumlichkeiten verbessert werden, der Neubau schafft auch langfristige Handlungssicherheit für alle Verwaltungsbereiche. Mit den geplanten Magazinflächen wird das Archiv auch nach Einlagerung der derzeit auf die Außenmagazine verteilten Archivalien ausreichend Räume für die kommenden rund 50 Jahre erhalten.

Neben dieser entscheidenden Bedeutung des Neubaus für die mengenmäßige Aufbewahrung von Archivgut, werden auch Arbeitsbereiche für Erschließung, Bestandserhalt und Digitalisierung geschaffen. Über die spannenden Auswirkungen dieser Planung auf die Arbeit im Stadtarchiv und die damit einhergehenden Nutzungsmöglichkeiten werden wir im weiteren Verlauf der Bauphase in einem anderen Beitrag hier im Blog beleuchten.