Bewertung von Personalakten der Wissenschaftsstadt Darmstadt Marketing GmbH

Bewertung

Die Darmstadt Marketing GmbH entstand 2003 gemeinsam mit dem DAcity Marketing e.V. aus ProRegio Darmstadt. Das war 1999 zusammen mit ProRegio Stadt- und Regionalmarketing aus dem touristic event marketing congress entwickelt worden. Als Beteiligungsgesellschaft der Wissenschaftsstadt Darmstadt wird die GmbH mit ihren Aufgaben pflichtgemäß vom Stadtarchiv dokumentiert. Die Überlieferung schließt damit an die Bestände der vorhergehenden Einrichtungen mit ähnlichem Aufgabenspektrum an. In diesem Jahr wurden daher erneut vor allem Personalakten zur Bewertung angeboten, über deren Archivwürdigkeit wir folgendermaßen entschieden haben:

Überliefert wurden überwiegend Personalakten von Vollzeitbeschäftigten in der Verwaltung. Ausgesondert wurden Akten von Praktikant:innen, Angestellten im Ticketshop, Beschäftigungsverhältnisse unter 3 Jahren, Auszubildende und dual Studierenden sowie Projektmitarbeitenden. Ausschlaggebend für diese Bewertung war, dass Personal mit einer längeren Beschäftigungszeit und umfangreicheren Befugnissen auch einen größeren Einfluss auf die Arbeit der Darmstadt Marketing GmbH genommen hat. Eine Ausnahme wurde nur dann gemacht, wenn in den Personalakten von Auszubildenden oder Studierenden Arbeiten über Struktur und Arbeit der Darmstadt Marketing GmbH enthalten sind. Anhand dieser Unterlagen lässt sich das Aufgabenspektrum und die Arbeitsweise der GmbH nachvollziehen. Darüber hinaus wurden Unterlagen zum Prozess wegen Unterschlagung gegen den ehemaligen Geschäftsführer der Darmstadt Marketing GmbH übernommen.

Diese Bewertungsgrundsätze werden künftig auch auf alle weiteren Ablieferungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt Marketing GmbH angewandt.

Nutzung

Die übernommenen Akten sind inzwischen im Archivinformationssystem Arcinsys in Bestand StadtA DA 807 erschlossen und können dort, zum Großteil jedoch aufgrund der enthaltenen personenbezogenen Informationen erst nach Ablauf der archivischen Schutzfristen, recherchiert werden.

Denn ein Großteil der Dokumente unterliegt noch archivischen Schutzfristen gemäß §13 HArchivG und wird entweder als gesperrt angezeigt und ist teilweise aufgrund der in den Erschließungsinformationen enthaltenen Angaben auch noch für Recherchen verborgen. Für die Nutzung von Archivalien, die noch archivischen Schutzfristen unterliegen, kann gemäß §13 (5) HArchivG ein Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen gestellt werden. Das Antragsformular kann auf unserer Homepage heruntergeladen werden.