Unterlagen des Archivs als Archivgut: Überlieferungsbildung im Stadtarchiv

In der Überlieferungsbildung fassen wir uns auch an die eigene Nase: da das Stadtarchiv ein Amt der Wissenschaftsstadt Darmstadt ist, sind auch die Akten, die dort im Arbeitsalltag entstehen, Verwaltungsschriftgut. In dieser Funktion sind sie nicht nur anbietungspflichtig, sondern müssen natürlich, wie das Schriftgut anderer städtischer Ämter und Dienststellen auch, bewertet werden. Es wurden daher im Magazinraum 417 des Stadtarchivs Darmstadt insgesamt 13 laufende Meter Akten (ca. 150 Ordner und Amtsbücher), deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen waren, mit Blick auf ihre Archivwürdigkeit geprüft. 9 lfm (ca 100 Ordner und Amtsbücher) wurden dabei als archivwürdig eingestuft. Sie bilden den Bestand StadtA DA 401 Stadtarchiv. Die Laufzeit dieser Unterlagen erstreckt sich von 1946 bis ca. 2010. Verschiedene Schriftstücke wurden aus kassablen Ordnern entnommen, da sie archivwürdige Autographen enthielten. Sie wurden dem Bestand StadtA DA 52 Autographen und Handschriften zugeordnet. Die übrigen, als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen wurden vernichtet.

Mittels der Bewertung des Schriftgutes der Altregistratur des Stadtarchivs der Wissenschaftsstadt Darmstadt werden die folgenden Aufgaben des Stadtarchivs gemäß Archivsatzung der Stadt Darmstadt vom 21.12.1995 abgebildet:

• Bewertung, Übernahme, Sicherung, Erschließung und Nutzbarmachen von Schriftgut der Stadt Darmstadt
• Sammeln des für die Geschichte und Gegenwart der Stadt Darmstadt bedeutsamen sonstige Dokumentations- und Sammlungsgutes
• Unterhalten einer Bibliothek

Die Kernbereiche der Archivarbeit finden sich vor allem in den Akten zur Bewertung und Übernahme von Archivgut und den Findmitteln der verschiedenen Archivbestände. Diese Unterlagen wurden vollständig aus der Altregistratur in den Bestand des Stadtarchivs übernommen. Aus ihnen lässt sich nicht nur ermitteln, welches Archivgut im Stadtarchiv liegt, sondern auch, warum es dorthin gelangt ist und welche Bearbeitung es im Stadtarchiv erfahren hat. Darüber hinaus erhält man Informationen darüber, welches nicht archivwürdige Schriftgut warum nicht in den Magazinen liegt oder gelegen hat. Diese wichtigen Auskünfte betreffen nicht nur das bewertete städtische Verwaltungsschriftgut, sondern auch Archivgut aus privater Hand, Sammlungsgut unterschiedlicher Art und die außerhalb des Stadtarchivs oder im Stadtarchiv erstellten Dokumentationen, die in die Bestände übernommen wurden.

Die Bestätigung über den Erhalt von Schenkungen, Neuerwerbungen und Ähnlichem wurden vollständig übernommen, da es sich hierbei häufig um den einzigen Nachweis kleinerer Bestände in das Archiv handelt. Die Akten zum Erwerb von Bibliotheksgut dagegen wurden als kassabel bewertet. Es handelt sich hierbei zumeist um Rechnungen und Eingangsbestätigungen, die keinen Mehrwert bieten, da das Vorhandensein von Bibliotheksgut über die Kataloge des Archivs ausreichend nachgewiesen ist.

Mittels der hier als archivwürdig aufgeführten Unterlagen kann also nachvollzogen werden, welche Schwerpunkte das Archiv bei der Überlieferungsbildung gelegt hat und welche Fragestellungen daher mir dem Archivgut beantwortet werden können. Die Übernahme von Schriftgut zu Ausleihen und zum Verlust von Archivalien weist darüber hinaus nach, dass Archivgut im Stadtarchiv vorhanden war und aus welchen Gründen es nun nicht mehr vorgelegt werden kann. Es ist daher auch archivwürdig. Durch die Übernahme der Akten kann das Stadtarchiv die Authentizität und Integrität der Unterlagen nachweisen und ihren Wert als Quelle für die Geschichte und Gegenwart der Stadt Darmstadt erhalten.

• Beratung der Dienststellen bei Verwaltung und Sicherung der Unterlagen

Die Kenntnis der Schriftgutverwaltung in den städtischen Dienststellen und der Lagerungszustände in den Registraturen kann erheblich dazu beitragen, die Überlieferungsbildung im Stadtarchiv zu verstehen und Rückschlüsse für die Forschung zu verschiedenen Fragestellungen zu bilden. Dazu gehört beispielsweise die Beeinträchtigung von Schriftgut durch ungeeignete Lagerungszustände, die zu einem Verlust von Informationen führen können. Aber auch eine Neuordnung von Verwaltungsschriftgut (beispielsweise durch die Erstellung eines Aktenplans) auch in diesen Akten dokumentiert, so dass strukturelle Veränderungen sichtbar bleiben.

Daneben wird aus den Akten vor allem auch die Erfüllung der Aufgabe des Stadtarchivs als Serviceeinrichtung für die übrigen städtischen Ämter und Dienststellen sichtbar. Die Beratung in Fragen der Schriftgutverwaltung nutzt nicht nur bei der späteren Übernahme in das Archiv, sondern hilft auch den Dienststellen dabei, die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung beizubehalten. Eine Einhaltung dieser Grundsätze durch die städtische Verwaltung kann mithilfe der Akten des Stadtarchivs nachgewiesen werden.

• Förderung der Erforschung und der Kenntnis der Stadt- und Heimatgeschichte
• Erforschung und Darstellung der Stadtgeschichte, Gestaltung von Ausstellungen

Die Erforschung der Stadt- und Heimatgeschichte durch Außenstehende setzt in den meisten Fällen das Stellen einer schriftlichen Anfrage an das Stadtarchiv voraus. Daraufhin wird vom Archivpersonal in den Beständen des Stadtarchivs zur enthaltenen Fragestellung recherchiert und Antwort an die Anfragenden versendet. Darunter fallen auch Anfragen mit kommerziellem und gewerblichem Hintergrund. Die Akten mit den erhaltenen Anfragen und versendeten Antwortschreiben sind nur in Teilen als archivwürdig anzusehen. Besonderes Augenmerk wurde hierbei auf die Entwicklung der Fragestellungen der Nachkriegszeit bis Ende der 60er Jahre gelegt. Gesellschaftliche Entwicklungen, nicht nur mit Blick auf wissenschaftlich Forschende, sondern auch bei Anfragen von Privatpersonen im Bereich der zuvor mit nationalsozialistischer Deutung aufgeladenen historischen Forschung, werden hiermit abgebildet.

Die Anfragen der darauffolgenden Jahre wiesen eine abnehmende Aussagekraft auf. Die Postbücher bilden hier die einschlägigen Quellen, die eine Übersicht über die angefragten Themen enthalten. Aus diesem Grund wurden die Postbücher des Stadtarchivs vollständig in den Archivbestand übernommen. Darüber hinaus wurde der Schriftverkehr mit anderen Archiven übernommen, um überregionale fachliche Zusammenarbeit zu dokumentieren. Außerdem spiegeln auch diese Fragestellungen für den bereits erwähnten Zeitraum auch die in anderen Archiven erforschten Themen wieder.

Ebenfalls vollständig übernommen wurden die Akten mit Anfragen aus den städtischen Ämtern und Dienststellen. Sie vermitteln vor allem einen Eindruck der Bedeutung des Stadtarchivs als interne Dienstleistungseinrichtung für die Wissenschaftsstadt Darmstadt für anfallende Verwaltungsaufgaben mit historischem Bezug, aber auch bei Projekten zur Erforschung und Vermittlung von Stadtgeschichte durch andere städtische Einrichtungen.

Zur Unterstützung derartiger Projekte und von städtischen Ausschüssen mit Fragestellungen, die einen historischen Bezug aufweisen, wurden durch das Stadtarchiv Gutachten erstellt. Diese Akten hierzu sind vollständig archivwürdig. Gleiches gilt für die Unterlagen zur Durchführung von Ausstellungen und zur Erarbeitung von Publikationsvorhaben. Als nicht archivwürdig bewertet wurden allerdings die Akten, die die Haushaltsunterlagen zu diesen Vermittlungs- und Forschungsarbeiten enthalten, denn die Unterlagen zu Projektverlauf und – planung sind von höherem Wert für die Überlieferungsbildung. Sie spiegeln zum einen das Verwaltungshandeln des Archivs in diesem Bereich wieder, dokumentieren aber auch die wissenschaftlich Forschung- und Vermittlungsarbeit des Archivpersonals.

• Fachneutrales Verwaltungsschriftgut

Die im Stadtarchiv vollständig gesammelten Rundverfügungen wurden der Magistratsüberlieferung zugeordnet. Damit wird die lückenlose Überlieferung dieses rechtlich basierten Steuerungsinstrumentes der Stadtverwaltung garantiert. Allgemeine Korrespondenz des Stadtarchivs mit anderen städtischen Einrichtungen, insbesondere mit dem übergeordneten Kulturamt, wurde vollständig übernommen. Den aussagekräftigen Akten lassen sich vor allem Informationen über die Beteiligung des Stadtarchivs bei Projekten und Diskussionen, sowie Verhaltungshandeln mit Blick auf Dienstbetrieb, Ausstattung und Archivpflege entnehmen. In Auswahl wurden dagegen Unterlagen zur Stellenbewirtschaftung und Personalplanung archiviert. Es kann so nicht nur die fachliche Besetzung des Archivs im Verhältnis zur Entwicklung der Aufgaben nachvollzogen werden, sondern ermöglicht einen kritischen Blick auf die Vorgehensweise bei der Anwerbung neuer Mitarbeitender. Hier wurden besonders aussagekräftige Akten ermittelt und für eine Archivierung vorgesehen.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Bewertungsgrundsätze, nach denen Akten übernommen wurden:

• hohe Mitwirkung durch das Stadtarchiv ist ersichtlich
• aussagekräftige Darstellung der Organisations- und Aufgabenstruktur des Stadtarchivs
• maßgebliche Beteiligung an Änderungen der Verwaltungsstruktur durch das oder im Stadtarchiv
• Federführung/maßgebliche Mitarbeit an Projekten
• Aufgabenerfüllung als interne Dienstleistungseinrichtung der Wissenschaftsstadt Darmstadt

Nicht übernommen wurden Personalnebenakten der Archivmitarbeitenden. Auch als generell kassabel bewertet wurden Beschaffungs- und Haushaltsunterlagen des Stadtarchivs, die überwiegend Rechnungen und Lieferscheine enthalten. Schriftgut zur Einrichtung von Kommunikationsgeräten (Telefon, IT) waren ebenfalls nicht archivwürdig.

Eine Erschließung der Akten in Arcinsys steht noch aus, kann aber nach den geschilderten Bewertungsarbeiten in Angriff genommen werden.

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